Wohlhaupter: Webshop mit direkter Anbindung an ERP-System Oxaion

Die Verknüpfung bringt im Tagesgeschäft viele wertvolle Vorteile. Nicht nur sparen sich die Werkzeugspezialisten kostbare Zeit bei der Abwicklung der täglich eintreffen-den Bestellungen, auch der Außendienst erhält mobilen Zugriff auf wichtige Echtzeit-Informationen zu Verfügbarkeiten und Preisen. Damit sei das Projekt aber noch längst nicht abgeschlossen, wie Jörg Gneiting, IT-Systemmanager ERP bei Wohlhaupter, berichtet.

„Wir sind wohl einer der längsten und treuesten Oxaion-Kunden“, blickt der ERP-Fachmann zurück, der in diesem Jahr sein 40. Firmenjubiläum bei Wohlhaupter feiert. Bereits 1996 fiel der Startschuss zu der bis heute anhaltenden Partnerschaft. Der gelernte Industriekaufmann rüstete sein Unternehmen damals auf die Vorgängerlösung des heutigen ERP-Systems Oxaion um. Die Lösung läuft seitdem auf der IBM-Hardware AS/400 (heute: System i) und sorgt für durchgängige Geschäftsprozesse zwischen den einzelnen Abteilungen.

„Über die Jahre sind wir jeden Release-Wechsel mitgegangen und konnten diesen auch weitestgehend selbstständig durchführen.“ Die ein oder andere Anregung seitens Wohlhaupter sei dabei auch in den funktionalen Standard der ERP-Software eingeflossen. „Wir führen seit jeher ein partnerschaftliches, vertrauensvolles Verhältnis auf Augenhöhe zu unserem ERP-Anbieter. Deshalb wollten wir Oxaion unbedingt auch bei der Einführung einer Webshop-Lösung mit im Boot haben.“

Der weltweiten Nachfrage begegnen

Die Anregung, Präzisionswerkzeuge künftig über einen Webshop zu vertreiben, kam eigentlich vom US-amerikanischen Mutterunternehmen. 2016 stieg die Allied Machine & Engineering Corp. als Mehrheitsgesellschafter bei dem 1929 gegründeten Familienunternehmen Wohlhaupter ein. Das gemeinsame Ziel lautet seitdem, die mittelständischen Werkzeugprofis international wettbewerbsfähig zu machen. „Der Markt für Metallbearbeitung ist hart umkämpft“, weiß Gneiting. „Jahrelanges Know-how und qualitative Produkte spielen zwar nach wie vor eine entscheidende Rolle, wir müssen aber auch gesund wachsen und auf eine weltweit steigende Nachfrage reagieren können.“

Heute ist Wohlhaupter das wichtigste Standbein der Allied Machine in Europa. Das Produktangebot reicht von Präzisionsbohrern und modularen Werkzeugsystemen für Bearbeitungs-, Dreh- und Fräszentren über Plan-, Ausdreh- und Einstechköpfe bis hin zu Spannzeugen und kundenspezifischen Lösungen für die Bohrungsbearbeitung.

Internationalisierung vorantreiben

Die IT-Anstrengungen der letzten Jahre konzentrierten sich folglich darauf, die Strukturen eines natürlich gewachsenen Unternehmens in die eines weltweit tätigen Konzerns zu überführen. „Wir sind in Europa ganz vorne mit dabei, wenn es um die Herstellung und den Vertrieb von Präzisionswerkzeugen geht. Diese Kompetenzen wollen wir künftig noch stärker über unsere Internetpräsenz und den neuen Webshop kommunizieren“, betont Gneiting.

Durch die Internationalisierung des Vertriebs führe man nun zusätzlich auch die Produkte der Allied Machine im Sortiment. „Unser Angebot wächst und es kommen fast täglich neue Kunden hinzu. Um Schritt halten zu können, benötigen wir durchgängige, automatisierte Prozesse. Wir nutzen jetzt Edifact und zusätzlich den Webshop als digitales Vertriebsmodell. Der beste Webshop ist allerdings nutzlos, wenn die Prozesse dahinter nicht funktionieren. Deshalb hat uns die durchgängige Lösung eines „connect.IT Portals“ von Oxaion überzeugt.“

B2B-Webshop mit direktem Zugriff auf ERP-Daten

Anders als etwa im B2C-Bereich gelten für die Geschäftskunden und Partner von Wohlhaupter nämlich unterschiedliche, meist historisch gewachsene Preise und Rabattstrukturen. Der Webshop muss in der Lage sein, diese auch abzubilden. Separate Preise für unterschiedliche Produkte und Kunden führen darüber hinaus zu einem deutlich höheren Datentransfer, als wenn jeder Kunde dieselbe Preiszuordnung hat. So manche Shop-Software stößt da schnell an ihre Grenzen. Und ein manueller Abgleich von Geschäftsdaten führt insbesondere bei höherem Bestellaufkommen schnell zu Verarbeitungsschwierigkeiten.

„Deshalb ist es uns wichtig, dass die Daten weiterhin im ERP-System gepflegt und von dort aus auch weiterverarbeitet werden“, präzisiert Gneiting. „Die Informationen zu den Produkten wie auch aktuelle Lagerbestände sollen nahtlos und in Echtzeit an die Shop-Lösung übergeben werden. Über den Log-In-Bereich erhalten unsere Kunden dann einen individuellen Zugriff auf die jeweiligen Verfügbarkeiten, Preise und Rabatte.“

Königsweg Webportal

Gemeinsam mit den Fachleuten von Oxaion habe man sich deshalb für die Einführung des „oxaion connect.IT Portals“ entschieden. Die integrierte Webportal- und Shop-Lösung ist über moderne Webtechnologie durchgängig mit den ERP-Prozessen verbunden. Als mobile, touch-fähige Applikation verfügt sie zudem über ein modernes, responsives Design und eignet sich somit ideal für Desktop-Anwendungen, Smartphones und Tablets.

„Die Ettlinger konnten uns eine ganzheitliche Stan-dardlösung aus einer Hand bieten, die wir lediglich noch auf unsere Bedürfnisse anpassen mussten“, erklärt Gneiting. „Der Vorteil ist, dass wir auf diese Weise nur einen Ansprechpartner im Projekt haben: Oxaion übernimmt die gesamte Planung, das Frontend-Design sowie die anschließende Backend-Integration basierend auf Oxaion Portal Connect.“

Automatisierte Prozesse bis zur Warenaussendung

So konnte der Webshop gemäß Zeitplan fertiggestellt werden. Über die Artikelsuche im Portal erhalten die Kunden nun transparenten Zugriff auf das Werkzeugangebot und den aktuellen Lagerbestand bei Wohlhaupter. Ideal eignet sich der Webshop bspw. für die Bestellung von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien, die turnusmäßig nachbestellt werden müssen. Auch die Bohrwerkzeuge der Allied Machine werden erfolgreich über den Webshop vertrieben.

Die Bestellung funktioniert wie üblich über einen Warenkorb, bei dem die Preise zusammen mit den Frachtkosten sowie der voraussichtliche Liefertermin gleich automatisch mit ermittelt werden. Im Versandfenster stehen außerdem verschiedene Paketdienstleister zur Wahl. Kommt es zu einer Bestellung, werden sämtliche Kunden- und Bestelldaten direkt an das ERP-System von Oxaion übergeben, von wo aus der Auftrag automatisiert weiterverarbeitet wird. Alle Bestellungen, die vor 15:30 Uhr getätigt werden, verlassen noch am selben Tag das Wohlhaupter-Lager in Frickenhausen. Parallel dazu erhält der Kunde eine Auftragsbestätigung per E-Mail, dass seine Ware versendet wurde.

„Mit Ausnahme der Tätigkeiten im Lager haben wir hier jetzt einen vollständig automatisierten Pro-zess“, äußert sich Gneiting zufrieden. „Im Tagesgeschäft führt das zu einem deutlich geringeren Bearbeitungsaufwand. Deshalb erhalten unsere Kunden auch einen besonderen Rabatt, wenn sie ihre Bestellungen über den Webshop tätigen.“

Messbare Kundenzufriedenheit

Dementsprechend schnell konnte Wohlhaupter den neuen Vertriebskanal auch bei seinen Kunden etablieren. „Wir erhalten durchweg positive Resonanz und es werden von Tag zu Tag mehr Aufträge über den Webshop abgewickelt“, so Gneitings Bilanz. Für eine konkrete Messung habe man bei Wohlhaupter bereits eine eigene Kennzahl entwickelt. „Wir erhalten rund 25 % der Bestellungen automatisiert über unsere EDI-Lösung; das sind dann meist Händler, die 200 bis 300 Teile direkt an Lager bestellen. Kleinere Mengen aber, wie etwa Ersatz- oder Verschleißteile, werden immer häufiger über den Webshop bestellt. Hier bewegen wir uns aktuell bei ungefähr einem Viertel dieser Bestellungen – Tendenz steigend.“

Außendienst perfekt im Bilde

Ebenso wie die Kunden profitiert bei Wohlhaupter aber auch der weltweit tätige Außendienst von den neuen Abläufen. Schließlich lassen sich über die webbasierte Plattform konzernweite Preis- und Bestandsabfragen durchführen. „Das war von Anfang an ein entscheidendes Kriterium in unserer Digitalisierungsstrategie“, betont Gneiting. Denn gerade die modularen Werkzeugsysteme von Wohlhaupter sind mitunter sehr beratungsintensiv. Jede einzelne Komponente lässt sich individuell nach Maschine, Einsatzgebiet und Materialanforderung zusammenstellen.

Die dazugehörigen Informationen und Verfügbarkeiten kann der Außendienstmitarbeiter jetzt komfortabel beim Kunden vor Ort via Tablet oder Smartphone aufrufen. Im Anschluss muss er lediglich noch die Kundendaten eingeben und kann direkt die benötigten Artikel anfordern.

Weitere Ausbaustufen geplant

In der nächsten Ausbaustufe soll der Webshop nun zu einer noch stärkeren Plattform ausgebaut werden. Die Digitalisierung betrifft dann vor allem den Service bei Wohlhaupter – also sämtliche RMA-Prozesse (Return Material Authorization) wie etwa Garantien, Rücksendungen und Reparaturen. „Über die Rücksendenummer des Lieferanten kann der Kunde dann auch im Portal sehen, wie viel Zeit die Reparatur beansprucht und welche Kosten dabei entstehen“, erklärt Gneiting.

Auch wichtige Informationen zu den Produkten wie etwa Bedienungsanleitungen und Produktdatenblätter sollen künftig über das Portal heruntergeladen werden können. „Unsere Technikabteilung verfügt über hochdetaillierte Erfahrungswerte, die wir zukünftig auch mit unseren Kunden teilen wollen. Informationen zu Vorschub, Schnittgeschwindigkeiten und Materialien können dann einfach über das Portal abgerufen werden. So bieten wir langfristig mehr Service um das einzelne Produkt herum, während wir gleichzeitig die Beratungskapazitäten unserer Mitarbeiter schonen.“

Oxaion GmbH
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