Die Franz H. Bruder GmbH ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit Sitz in Oppenau bei Offenburg. Mit etwa 85 Mitarbeitern stellt das Unternehmen hochwertige, komplexe Präzisionsteile und komplette mechanische Baugruppen aus nahezu allen zerspanbaren Materialien her. Diese Präzisionsteile kommen beispielsweise im Maschinenbau, in der Hydraulikindustrie, dem Fahrzeugbau oder im Werkzeug- und Vorrichtungsbau zum Einsatz.
Ein erfolgreiches Unternehmen arbeitet mitunter an der Grenze zur Vollauslastung mit rund um die Uhr laufenden Maschinen. „Dafür ist oft“, wie es Geschäftsführer Kornel Bruder ausdrückt, „eine gewisse Akrobatik der verantwortlichen Meister erforderlich, um die vielen Tausend Fertigungsaufträge verschiedener Kunden durch die Fertigung zu jonglieren.“
Eine gute Auftragslage bedeutet aber auch, dass mehrere Tausend Auftragsmappen im Umlauf sind. Hinzu kommen die abgeschlossenen Fertigungsaufträge (Arbeitskarten), die für wiederkehrende Aufträge und zur Kalkulation ähnlicher Teile in Stahlschränken aufbewahrt wurden. Die Suche nach einzelnen Dokumenten gestaltete sich daher im Laufe der Jahre zunehmend (zeit)aufwendig. Darüber hinaus wurde der Archivplatz knapp.
Es war also an der Zeit, auch die Strukturen in Bezug auf das Dokumenten-Handling zu modernisieren. Hierfür empfahl sich ein ECM-System, denn es ermöglicht den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und Unterlagen und hilft, das Platzproblem zu lösen. Die Entscheidung fiel zugunsten der ECM-Suite ELO professional aus dem Hause ELO Digital Office. Nicht zuletzt, „weil das System so einfach zu handhaben ist“, wie es der EDV-Systemadministrator Bernd Trayer formuliert.
Anbindung ans ERP-System
Ziel der ECM-Einführung war es, Arbeitskarten bzw. Fertigungsaufträge schnell zur Hand bzw. auf dem Bildschirm zu haben. Hinzu kam die Aufgabe, alle Daten aus den Datenbankbeständen des alten Systems für Enterprise-Resource-Planning (ERP) P2 der Karlsruher Softwareschmiede Automation + Productivity AG (AP) mit denjenigen des neuen ERP-Systems Bios-2000 des Software-Hauses Brumund zu verbinden. Damit die ECM-Software darauf zugreifen kann, wurde eine Schnittstelle eingerichtet. Dank der nahtlosen Verzahnung lassen sich nun
u. a. auch fehlerträchtige Dateneingaben minimieren.
Die Implementierung startete im September 2015 unter Federführung des ELO-Business-Partners Modox – Modern Documents GmbH und wurde nach der Testphase termingerecht abgeschlossen. Dank der intuitiven Oberfläche der ECM-Software waren die Mitarbeiter nach einer kurzen Schulung mit deren wichtigsten Funktionen vertraut. Mittlerweile wollen sie die neue Arbeitsweise nicht mehr missen.
Um die Suche nach auftragsbezogenen Unterlagen zu optimieren, wurden die bisher papierbasierten Auftrags-/Projektmappen aus den beiden ERP-Systemen digitalisiert und im ECM-Archiv abgelegt. Teil einer Mappe sind jeweils ein Fertigungsauftrag über mindestens eine DIN-A4-Seite, eine technische Zeichnung über i. d. R. eine DIN-A3-Seite und ggf. weitere Details in DIN A4. DIN-A4- und DIN-A3-Seiten werden gleichzeitig gescannt. Die so digitalisierten Arbeitsmappen werden direkt von der Scansoftware in zwei von der ECM-Suite überwachte Import-Verzeichnisse übergeben und dort gespeichert.
Automatisierung einzelner Bearbeitungsschritte oder kompletter Prozessketten
Um Geschäftsabläufe ohne großen Programmier- und Scripting-Aufwand einfach zu automatisieren, eignet sich das Modul ‚ELO Automation Services’. Über dessen intuitiv zu bedienende Konfigurationsoberfläche lassen sich anhand vorgefertigter Regelwerke einzelne Bearbeitungsschritte bis hin zu gesamten Prozessketten automatisieren. Dies senkt die Fehlerquote, beschleunigt die Arbeitsabläufe und steigert deutlich die Qualität der Unternehmensprozesse.
F. H. Bruder nutzt das Modul, um den Inhalt beider Auftragsmappen zu importieren und anschließend über die Texterkennung ELO OCR alle Dokumente in den Volltext zu übernehmen. So können die Mitarbeiter nach eindeutigen Werten wie einer Auftragsnummer suchen. Aus dem Volltext holt sich das Automatisierungsmodul die Auftragsnummer, prüft in der Datenbank den Eintrag und verschlagwortet dann die Indexfelder der Ablagemaske. Anschließend legt es alles nach dem vorgegebenen Indexaufbau automatisch im ECM-Archiv ab.
Darüber hinaus ist es möglich, bereits gescannte Projekt- bzw. Auftragsmappen mit weiteren Dokumenten und Dateien aufzufüllen. So lassen sich einer Auftragsmappe
z. B. E-Mails oder Zeichnungen hinzufügen. Nach Abschluss der Scanphase wurden die papiergebundenen Mappen vernichtet und das physische Archiv aufgelöst.
Die ECM-Suite wird bei F. H. Bruder in der Produktion, im Vertrieb und vor allem in der EDV von insgesamt neun Mitarbeitern aktiv genutzt. Sie profitieren u. a. von einer optimierten Dokumentensuche – und damit einer Arbeitsentlastung. Außerdem wurde dank Auflösung des physischen Archivs Raum für zwei zusätzliche Arbeitsplätze geschaffen.
Trayer zieht ein positives Resümee „Für uns war es wichtig, abgeschlossene Fertigungsaufträge für Wiederholaufträge und zur Kalkulation ähnlicher Teile schnell wiederzufinden. Mit der ECM-Suite ist uns
dies hervorragend gelungen. Außerdem konnten wir durch den raschen Zugriff auf relevante Informationen unseren Kundenservice verbessern. Wir sind daher vollauf zufrieden und können sowohl die Software als auch den IT-Partner jederzeit weiterempfehlen.“
ELO Digital Office GmbH
www.elo.com
Franz H. Bruder GmbH
www.bruder-gmbh.de
